DÒNG SỰ KIỆN. * HÀ NỘI VỚI CHƯƠNG TRÌNH TRỒNG MỚI 1 TRIỆU CÂY XANH* AN TOÀN PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY

Yếu tố nào quyết định một phần mềm quản lý công việc tốt

P.V
20/12/2022 09:41
Trong thế giới mọi thứ đều trở nên cạnh tranh thì đương nhiên, phần mềm quản lý công việc cũng là một trong những thị trường cạnh tranh như thế. Cũng từ đó, việc đưa ra lựa chọn sẽ trở nên khó khăn hơn đối với bạn để chọn ra phần mềm quản lý công việc tốt. Bài viết hôm nay sẽ chỉ ra cho bạn những yếu tố quyết định một phần mềm quản lý công việc tốt là gì và vì sao nó lại quan trọng hơn so với rất nhiều các yếu tố tồn tại.


Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là phần mềm tự động hóa quy trình thủ công phức tạp để quản lý danh sách công việc của một cá nhân hoặc nhóm theo một cách hợp lý hơn, tránh những sai sót, bỏ lỡ, giúp cá nhân và tập thể tập trung vào những việc quan trọng với tri thức và yêu cầu cao hơn.

Nhiều người thường lầm tưởng quản lý công việc là việc quản lý dự án, tuy nhiên quản lý công việc khác hoàn toàn với quản lý dự án ở chỗ quản lý dự án đề cập đến khuôn khổ cụ thể được tuân theo để hoàn thành một dự án từ đầu đến cuối. Còn khác với quản lý dự án, quản lý công việc là hành động sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành các hoạt động cụ thể, chúng có thể không nhất thiết phải liên quan đến một dự án hoặc thậm chí là yêu cầu có thể sắp xếp công việc của nhiều dự án.

Tại sao quản lý công việc phức tạp hơn cả những gì mọi người hiểu về nó?

Đương nhiên có rất nhiều lý do giải thích cho việc này, tuy nhiên, dưới đây là một số lập luận hợp lý nhất về việc phần mềm quản lý công việc quan trọng và phức tạp như thế nào:

  • Việc hoàn thành nhiệm vụ thường phụ thuộc vào việc kết thúc thành công các nhiệm vụ liên quan khác hay còn gọi đó là "sự phụ thuộc" trong công việc.
  • Các nhiệm vụ lớn hơn thường sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ hoặc thông tin, yêu cầu phụ liên quan mà do người khác chịu trách nhiệm hoặc phải chờ đợi những quá trình làm việc từ người khác.
  • Nhiều nhiệm vụ có thể cần được ủy quyền hoặc làm việc cộng tác với các thành viên trong nhóm.
  • Các nhiệm vụ có thể lặp lại hoặc có thể xảy ra ở một thời điểm nào đó trong tương lai.
  • Các nhiệm vụ thường được gắn với thời hạn cụ thể riêng của dự án và một mốc thời gian được xác định trước để tuân thủ. Với một người có thể có nhiều dự án và sẽ có những lúc, công việc các dự án sẽ chồng chéo lên nhau, gây ra việc khó khăn để ưu tiên.

Vì vậy, quản lý công việc là một yêu cầu cũng là một khó khăn với tất cả mọi người, ở tất cả cấp bậc trong công ty chứ không riêng gì một cá nhân, một vị trí. Và có lẽ cũng không có gì ngạc nhiên khi giải pháp phần mềm quản lý công việc tự động ngày càng phát triển, trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Cách tốt nhất để quản lý công việc là gì?

Rõ ràng chúng ta đều đã hiểu và giải thích rất thuyết phục về quản lý công việc RẤT quan trọng. Một việc quan trọng như vậy, liệu ai sẽ thực hiện công việc này tốt nhất cho mọi người? 

Chúng tôi tin rằng đó là phần mềm quản lý công việc tốt và phù hợp với mọi người. 

Điều gì khẳng định một phần mềm quản lý công việc tốt

Phần mềm quản lý công việc là công cụ tuyệt vời giúp công việc của cá nhân và tổ chức trở nên trôi chảy, nhưng điều đó không có nghĩa là mọi phần mềm có sẵn trên thị trường hiện nay đều phù hợp với bạn.

Vậy đâu mới là những loại chức năng và tính năng bạn nên tìm kiếm?

Mỗi ứng dụng quản lý công việc đều đi kèm với những ưu và nhược điểm riêng. Nói như vậy, yêu cầu người sử dụng phải thực sự tìm hiểu để tránh lãng phí thời gian để xem xét bất kỳ giải pháp nào mà không mang lại những giá trị cốt lõi như mình mong muốn. 

Tuy nhiên, sẽ có những tiêu chí bắt buộc để một phần mềm có thể khẳng định mình là một phần mềm quản lý công việc tốt, phù hợp với nhiều đối tượng và có thể áp dụng lâu dài, rộng rãi, giải quyết những bài toán khó khăn.

Dễ sử dụng

Hãy đối mặt với sự thật: mỗi thành viên trong nhóm của bạn đều có điều gì đó khiến họ trở nên đặc biệt giá trị và mang lại những khía cạnh rất khác trong tập thể. Nhưng không thể phủ định được rằng, không phải tất cả các thành viên đều giỏi công nghệ mà vẫn có những người không phải là “master” trong việc sử dụng các giải pháp, công cụ mới. 

Đó là lý do tại sao bạn nên tìm kiếm phần mềm quản lý công việc dễ sử dụng và áp dụng trên toàn công ty của mình, không kể phòng ban và chức vụ, tuổi tác để đồng bộ toàn bộ thông tin, workflow trong công ty. Đây là một trong những phẩm chất quan trọng nhất cần tìm kiếm trong bất kỳ phần mềm mới nào vì sự phản đối của nhân viên do khó áp dụng có thể là một khởi đầu không tốt của việc chuyển đổi số qua sử dụng quản lý công việc bằng công nghệ. 

Linh hoạt

Một công cụ quản lý công việc trực tuyến tốt cũng phải có đi kèm với sự linh hoạt. Rõ ràng trên thực tế, không có hai tổ chức nào giống nhau, vậy tại sao trình quản lý công việc không linh hoạt có thể đáp ứng được nhu cầu và công việc của tất cả các nhóm, các cá nhân?

Việc tốt nhất để có thể đảm bảo là nên tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc hỗ trợ mở rộng quy mô, làm việc linh hoạt nhất có thể, kể cả khi nhóm của bạn phát triển và tích hợp các ứng dụng công việc hiện có mà bạn đang sử dụng. 

Phần mềm quản lý công việc tốt cũng nên được thiết kế sao cho linh hoạt với nhu cầu người dùng và đảm bảo sẽ còn phát triển, luôn cập nhật để trở nên tối ưu hơn đối với trải nghiệm người dùng. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho tổ chức và nhà quản lý trong việc quản lý linh hoạt - một xu hướng quản lý của tương lai.

TAG:
'; $(".float_banner_c2").html(float_banner_c2); })